ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ ΦΑΡΜΑΚΑΠΟΘΗΚΗΣ


ΥΠΗΡΕΣΙΕΣ - ΣΥ.Φ.ΦΑ.Σ.ΔΥ.Μ ΣΥΝ ΠΕ



  • Ο συνεταιρισμός αποτελείται από 4 τμήματα στα οποία έχουν καταμεριστεί οι απαραίτητες εργασίες που πρέπει να διενεργούνται καθημερινά έτσι ώστε να εκπληρώνεται

         ο καθημερινός στόχος του Συνεταιρισμού που είναι η έγκυρη τροφοδοσία των φαρμακείων με τα απαραίτητα γι’ αυτούς, φάρμακα και παραφάρμακα.
 

  • Τέλος πρέπει να σημειωθεί ότι η εταιρία έχει πιστοποίηση ISO 9001/2015.


 
ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ
 
Το λογιστήριο του συνεταιρισμού σήμερα αποτελείται από 4 άτομα των οποίων οι αρμοδιότητες είναι έτσι καταμερισμένες ώστε να λειτουργεί ομαλά,
γρήγορα και με πλήρη υπευθυνότητα. Το λογιστήριο διαθέτει έναν προϊστάμενο, μια λογίστρια, μια βοηθό λογιστή και έναν ταμία. Το προσωπικό του λογιστηρίου
διαθέτει υψηλή μόρφωση πανεπιστημιακού επιπέδου καθώς και εξειδικευμένες γνώσεις στους τομείς που ασχολείται. Το λογιστήριο είναι υπόλογο στη διεύθυνση.
Το λογιστήριο είναι πάντα παρών και έτοιμο να εξυπηρετήσει όλα τα μέλη-πελάτες του συνεταιρισμού οποιαδήποτε στιγμή του ζητηθεί. Οι υπηρεσίες του ωστόσο
δεν περιορίζονται μόνο σε θέματα που αφορούν το μέλος και τις υποχρεώσεις -απαιτήσεις του απέναντι στον συνεταιρισμό άλλα επεκτείνεται και σε υπηρεσίες
συμβουλευτικού χαρακτήρα προς τα μέλη-πελάτες που αντιμετωπίζουν διάφορα ερωτήματα νομοθετικής φύσεως ανεξάρτητα με τον Συνεταιρισμό.
 
Αρμοδιότητες:  

  • Το λογιστήριο, είναι υπεύθυνο για τις συμφωνίες των υπολοίπων τόσο των πελατών του όσο και των προμηθευτών του. Είναι υπεύθυνο για τις ορθές και 

εμπρόθεσμες εισπράξεις των λογαριασμών των πελατών, καθώς και την έγκυρη ενημέρωσή τους για τις νέες οφειλές τους, εκδίδοντας τις μηνιαίες καταστάσεις και
αποστέλλοντας τις έγκαιρα. Όσον αφορά το κομμάτι των προμηθευτών, το λογιστήριο είναι υπεύθυνο για την σωστή εκπλήρωση όλων των υποχρεώσεων του
απέναντι τους, καθώς και την συχνή συμφωνία των υπολοίπων.

  • Επιπλέον το λογιστήριο είναι υπεύθυνο για την διεκπεραίωση όλων των υποχρεώσεων του συνεταιρισμού απέναντι στους κρατικούς φορείς και οργανισμούς,

όπως π.χ. όλες τις υποχρεώσεις προς την Εφορία, την έκδοση της μισθοδοσίας, την έγκυρη τακτοποίηση όλων των λογαριασμών, καθώς και την συλλογή και καταγραφή
όλων των λογιστικών και οικονομικών πράξεων. Το Λογιστήριο συντάσσει τις οικονομικές καταστάσεις στο τέλους του έτους, όπως για παράδειγμα τους Ισολογισμούς,
τα αποτελέσματα χρήσης και τη διανομή των κερδών, άλλα επίσης συντάσσει και τον προϋπολογισμό για την νέα χρονιά πάντα βέβαια σε συνεργασία με την Διεύθυνση. 
 
ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ

  • Η διεύθυνση, είναι υπεύθυνη για την ομαλή λειτουργία του συνεταιρισμού και φυσικά για την σωστή άσκηση του σύγχρονου management στον Συνεταιρισμό.

Οι αρμοδιότητές, είναι πολύπλευρες και ο βαθμός υπευθυνότητας μεγάλος. Ο διευθυντής είναι υπόλογος στο Διοικητικό Συμβούλιο και ενεργεί, ιδιαίτερα σε σημαντικά θέματα,
έπειτα από την ομόφωνη έγκριση του. 

  • Ωστόσο, στα καθημερινά ζητήματα του συνεταιρισμού ο διευθυντής είναι ο αρμόδιος να πάρει αποφάσεις και να δώσει εντολές. Όλες οι πληρωμές γίνονται κατόπιν

δικής του έγκρισης και μόνο. Όλα τα τμήματα του συνεταιρισμού, αν και σε γενικές γραμμές δρουν αυτόνομα, είναι υπόλογα στην διεύθυνση. 

  • Ο διευθυντής είναι υπεύθυνος για την σύναψη επαφών τόσο με νέους προμηθευτές και πελάτες όσο και με πιστοληπτικούς οργανισμούς και είναι υπεύθυνος για την 

πλήρη ενημέρωση του Διοικητικού Συμβουλίου για τις εκβάσεις των επαφών. Επιπλέον η διεύθυνση εκπροσωπεί μαζί με τα μέλη του Διοικητικού Συμβουλίου τον Συνεταιρισμό
σε όλες τις κοινωνικής φύσης υποχρεώσεις του. 

  • Ουσιαστικά, αν και βρίσκεται κάτω από την «πλήρη» εποπτεία του Διοικητικού και εποπτικού Συμβουλίου, η Διεύθυνση έχει την ελευθερία να ασκεί τα καθήκοντά της 

σε καθημερινή βάση σύμφωνα με την κρίση της χωρίς βέβαια να αποκλίνουν οι αποφάσεις που παίρνονται από την αρχική γραμμή που έχει δοθεί από το διοικητικό συμβούλιο.
΄Αλωστε, η διεύθυνση του συνεταιρισμού είναι το ανώτερο και πλέον αρμόδιο όργανο, κυρίως λόγω γνώσεων, για την άσκηση του management σε όλες του τις μορφές σε κάθε
τμήμα του συνεταιρισμού.


ΑΠΟΘΗΚΗ


Τμήμα Παραλαβών-Επιστροφών

Στο τμήμα αυτό της αποθήκης, ξεκινά και ολοκληρώνεται η διαδικασία παραλαβής των φαρμάκων από τους προμηθευτές, άλλα και η συλλογή των επιστρεφόμενων από τους
φαρμακοποιούς φαρμάκων. Αναλυτικότερα:
 

  •    Τμήμα Παραλαβών: Η διαδικασία των παραλαβών ξεκινάει με την παραλαβή των δεμάτων από τις εταιρίες μέσω των πρακτορείων μεταφορών, εταιριών ταχυμεταφορών και ταχυδρομείου. Ευθύνη του τμήματος αυτού και, πιο συγκεκριμένα του προϊστάμενου, είναι να παραλάβει τον σωστό αριθμό δεμάτων (με επιτόπιο έλεγχο αυτών) που καταφθάνουν στην εταιρία. Έπειτα, ο έλεγχος επεκτείνεται στο περιεχόμενο κάνοντας αντιπαραβολή με το τιμολόγιο της εταιρίας. Εάν διαπιστωθεί οποιαδήποτε διαφορά στην ποσότητα των φαρμάκων, κάποιο λάθος είδος ή εάν το δέμα περιλαμβάνει κατεστραμμένη ή αλλοιωμένη συσκευασία γίνεται αμέσως τηλεφωνική επικοινωνία με τον αρμόδιο στο τμήμα παραγγελιών της προμηθεύτριας εταιρίας, για να διορθωθεί άμεσα το λάθος το οποίο και καταγράφεται στο ειδικό έντυπο του ISO

  •  Τμήμα Επιστροφών: Οι επιστροφές των φαρμάκων ξεκινάνε από τα φαρμακεία, τα οποία επιστρέφουν τα ληγμένα προϊόντα στην αποθήκη μέσα στο 

χρονικό διάστημα που ορίζεται. Το τμήμα των επιστροφών, ελέγχει τα δελτία αποστολής των φαρμακείων εάν τα είδη και ο αριθμός των επιστρεφομένων
συμφωνούν με τα δελτία και κυρίως αν τηρούν τις προκαθορισμένες ημερομηνίες επιστροφής. Τέλος τα φάρμακα επιστρέφονται στις εταιρίες


Τμήμα Συσκευασίας Τυποποίησης
Στο τμήμα αυτό ολοκληρώνεται η παραγωγική διαδικασία. Το τμήμα αυτό είναι υπεύθυνο για σωστή συσκευασία των δεμάτων, την ομαδοποίηση τους κατά πόλεις διανομής
και την έγκυρη μεταφορά τους στα σημεία διανομής. Το τμήμα αυτό αποτελείται από προσωπικό το οποίο είναι υπεύθυνο για τη συλλογή των φαρμάκων
από τους 5 σταθμούς και την προώθησή τους στη τελευταίο σημείο του τμήματος, όπου συσκευάζονται και ετοιμάζονται για διανομή. Θα πρέπει να σημειωθεί ότι
μέλη του προσωπικού, πριν από την τελική συσκευασία των φαρμάκων, προχωρούν σε πλήρη έλεγχο κατά μορφή και περιεκτικότητα έτσι ώστε και η ποσότητα
των φαρμάκων να συμφωνεί με το αντίστοιχο τιμολόγιο, αλλά και η συσκευασία του φαρμάκου να είναι σε άριστη κατάσταση. 
Επιπλέον, ο προϊστάμενος του τμήματος είναι υπεύθυνος να διευθετεί, αφού φυσικά ενημερώσει τη διεύθυνση, οποιοδήποτε πρόβλημα προκύψει με την παράδοση
των δεμάτων στους πελάτες-μέλη. Είναι επίσης υπεύθυνος για την τήρηση όλων των προϋποθέσεων καθαριότητας στους χώρους της συσκευασίας, αλλά και
της διατήρησης της απαραίτητης θερμοκρασίας στους αποθηκευτικούς χώρους, πράγμα που για τον Συνεταιρισμό είναι υψίστης σημασίας. 

ΤΜΗΜΑ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ - ΠΡΟΜΗΘΕΙΩΝ


Το τμήμα Μηχανογράφησης αποτελείται από 2 υποτμήματα, αυτό της παραγγελιοληψίας - πωλήσεων και το τμήμα των αγορών.

Το τμήμα διαθέτει 2 προϊστάμενους, 6 χειριστές και έναν πωλητή. Όλο το προσωπικό είναι άριστα εκπαιδευμένο στο χειρισμό των Η/Υ

και διαρκώς εκπαιδεύεται σε νέες τεχνολογίες τις οποίες υιοθετεί ο Συνεταιρισμός. 


Τμήμα Παραγγελιοληψίας - Πωλήσεων

    Το τμήμα αυτό διαθέτει προσωπικό, το οποίο είναι υπεύθυνο για την καθημερινή επικοινωνία με τους πελάτες-μέλη, για την λήψη των παραγγελιών. Το σύνολο των πελατών

    έχει μοιραστεί αναλογικά στα άτομα αυτά, έτσι ώστε να επιτευχθεί η μέγιστη δυνατή απόδοση από το προσωπικό. Επιπλέον το προσωπικό είναι υπεύθυνο

    για την άμεση ενημέρωση του προϊσταμένου, για τις ελλείψεις που θα εντοπιστούν σε φάρμακα ή παραφάρμακα, έτσι ώστε να προχωρήσουν σε νέες παραγγελίες

    από τις προμηθεύτριες εταιρίες. Ουσιαστικά το τμήμα αυτό είναι η αρχή της παραγωγικής διαδικασίας του Συνεταιρισμού, αφού από εκεί δίνεται η «εντολή»

    για την εκτέλεση της παραγγελίας στην αποθήκη αλλά και από εκεί εντοπίζονται οι ελλείψεις. Επιπλέον, ο πωλητής που στελεχώνει το τμήμα αυτό, επισκέπτεται

    τα φαρμακεία για να τους ενημερώσει για τα νέα προϊόντα, αλλά και να λάβει παραγγελίες. 


    Τμήμα Αγορών

    Το τμήμα αυτό είναι αρμόδιο για τις έγκαιρες προμήθειες της αποθήκης με φάρμακα - παραφάρμακα. Ο προϊστάμενος του τμήματος είναι ο αρμόδιος για να ελέγχει, να ενημερώνεται και να επικοινωνεί με τις προμηθεύτριες εταιρίες, τόσο σε τακτά και προκαθορισμένα χρονικά διαστήματα, αλλά και όταν παραστεί ανάγκη. Επιπλέον ο προϊστάμενος είναι αρμόδιος για την καταχώρηση των τιμολογίων που παραλαμβάνονται από την αποθήκη, ενημερώνοντας έτσι ηλεκτρονικά για τις νέες παραλαβές

    τόσο τους «κωδικούς» των φαρμάκων αλλά και τους κωδικούς των προμηθευτών.